Prompt-Makros für KMU: Top 20 für Zeitgewinn und klare Kommunikation
Du nutzt ChatGPT – und verlierst trotzdem Zeit?
Du kennst das Muster: Ein Meeting endet ohne Entscheidung. Eine Mail wird dreimal „nachgeschärft“. Eine SOP existiert – aber niemand folgt ihr, weil sie nicht praktisch genug ist. Und irgendwo dazwischen sitzt ChatGPT: mal hilfreich, mal beliebig.
Das Problem ist selten „zu wenig KI“.
Das Problem ist zu wenig Standard.
Prompt-Makros sind keine geheimen Systembefehle. Sie sind kurze, wiederverwendbare Steuerbausteine, die ChatGPT in einen Arbeitsmodus bringen: klarer Rahmen, sauberes Format, prüfbarer Output. Genau das, was KMU in Deutschland, Österreich und der Schweiz brauchen: Tempo ohne Chaos.
Management Summary
Prompt-Makros machen ChatGPT im KMU wiederholbar: gleiche Aufgabe, gleiche Struktur, gleiches Qualitätsniveau. Statt jedes Mal neu zu „prompten“, baust du eine kleine Bibliothek aus 20 Makros für die häufigsten Engpässe: SOPs, Meetings, Mails, Statusberichte, Konfliktkommunikation. Der Effekt ist pragmatisch: weniger Nacharbeit, weniger Abstimmungsschleifen, schnellere Entscheidungen.
3 Kernaussagen
- Prompt-Makros standardisieren Output: weniger Streuung, mehr Verlässlichkeit.
- Entscheidend ist Outcome: Zeit sparen, Qualität erhöhen, Fehler senken.
- Ohne Prüfschritt riskierst du „gut formuliert, aber faktisch schief“.
3 Sofortmaßnahmen
- Starte mit Top 20 (Tabelle unten) und wähle daraus Top 5 für euer Team.
- Hinterlege pro Makro: Zweck, Copy/Paste, Use Case, Prüfschritt, Owner.
- Führt wöchentlich 10 Minuten „Prompt-Review“ ein: 1 Makro verbessern, 1 übernehmen.
Risiko/Stolperfalle: KI klingt sehr überzeugend, auch wenn sie eine Empfehlung abgibt. Gegenmaßnahme: Bei kritischen Outputs immer Annahmen markieren + Plausibilitätscheck + Verantwortlichkeit.
1) Ein Begriff, ein System: Prompt-Makros statt Prompt-Zirkus
Du brauchst keine 95 Kommandos im Kopf. Du brauchst ein Betriebssystem fürs Team: wenige Makros, die jeden Tag ziehen.
Mini-Richtlinie gegen Prompt-Spam (3 Regeln)
- Kontext zuerst: Rolle, Situation, Input, Ziel.
- Outcome festnageln: Format, Länge, Empfänger, Deadline.
- Prüfschritt verpflichtend: Annahmen, Plausibilität, Verantwortliche Person.
Punchline: Ohne Regeln ist KI kein Hebel – sondern Geräusch.
2) Das kostet dich das Ignorieren (KMU-Realität)
Wenn du Prompt-Makros ignorierst, zahlst du nicht mit „weniger KI“. Du zahlst mit Reibung:
- Zeitverlust: Texte werden iteriert statt produziert.
- Abstimmungsaufwand: Jeder promptet anders, niemand liefert denselben Standard.
- Fehler & Nacharbeit: Unklare Annahmen, fehlende Prüfpunkte, Widersprüche.
- Wissensverlust: Gute Prompts stecken in Köpfen – nicht im System.
- Entscheidungsstau: Zu viel Text, zu wenig Klarheit, zu wenig Next Steps.
Das ist keine Tech-Frage. Das ist Prozessdisziplin.
3) Top 20 Prompt-Makros (Copy/Paste)
Hinweis: Das sind bewusst „Makros“, nicht „magische Codes“. Sie wirken, weil sie Rahmen + Format + Prüfbarkeit erzwingen.
| Makro/Code | Zweck (Outcome in 1 Satz) | Copy/Paste-Beispiel | Typischer Fehler (inkl. Guardrail) | KMU-Use-Case |
|---|---|---|---|---|
| GOAL + AUDIENCE + TONE | Verhindert „irgendwas“-Antworten durch klare Zielvorgabe. | „GOAL: … AUDIENCE: … TONE: sachlich/klar. OUTPUT: …“ | Fehler: Ziel zu vage. Guardrail: „Erfrage fehlende Infos in max. 3 Fragen.“ | GF-Update, Team-Ansage, Kundenmail |
| CONSTRAINTS | Macht Output nutzbar (Länge, Ton, No-Go’s). | „Constraints: max 120 Wörter, keine Superlative, 3 Bulletpoints, 1 Next Step.“ | Fehler: Constraints widersprechen dem Ziel. Guardrail: „Nenne Konflikte der Constraints.“ | Kurze Eskalationsmail, Statusnote |
| FORMAT: TABLE | Zwingt Struktur statt Fließtext. | „Gib als Tabelle: Thema | Entscheidung | Owner | Termin | Risiko | Prüfschritt.“ | Fehler: Spalten unklar. Guardrail: „Definiere jede Spalte in 1 Satz.“ | Projektstatus, Maßnahmenplan |
| TL;DR | Verdichtet auf Entscheidungsreife. | „TL;DR: 5 Bulletpoints + 3 Entscheidungen + 3 nächste Schritte.“ | Fehler: zu wenig Kontext. Guardrail: „Liste offene Annahmen separat.“ | Management Summary nach Workshop |
| CHECKLIST | Macht Qualität prüfbar (Ja/Nein). | „Erstelle 10-Punkte-Checkliste mit Ja/Nein-Kriterien für …“ | Fehler: schwammige Punkte. Guardrail: „Jeder Punkt messbar (Ja/Nein).“ | SOP-Freigabe, Mail-Qualität |
| STEP-BY-STEP | Wandelt Wunsch in Ablauf mit klaren Übergaben. | „Erstelle Schritte mit Owner, Dauer, Input/Output je Schritt.“ | Fehler: Schritte ohne Owner. Guardrail: „Kein Schritt ohne Verantwortliche Person.“ | SOP Reklamation, Onboarding |
| RACI | Klärt Rollen, verhindert „macht mal jemand“. | „Erzeuge RACI für Prozess X (R/A/C/I).“ | Fehler: zu viele „A“. Guardrail: „Pro Deliverable genau 1 Accountable.“ | Prozess „Angebotsfreigabe“ |
| MECE | Sortiert sauber, reduziert Doppelarbeit. | „Strukturiere MECE: Kategorien ohne Überschneidung, vollständig.“ | Fehler: Kategorien doppeln sich. Guardrail: „Markiere Überschneidungen explizit.“ | Ursachenanalyse Verzögerungen |
| ISSUE TREE | Bricht Probleme in prüfbare Teilfragen. | „Baue einen Issue Tree für Problem X inkl. Hypothesen.“ | Fehler: zu viele Äste. Guardrail: „Max 3 Ebenen, dann priorisieren.“ | Lieferverzug, Qualitätsprobleme |
| 5 WHYS | Kommt schneller zur Ursache statt Symptombehandlung. | „Führe 5 Whys durch und gib 3 Root Causes + Maßnahmen.“ | Fehler: Warum-Fragen ohne Belege. Guardrail: „Jede Why-Stufe mit Beobachtung/Beispiel.“ | Reklamationen, Durchlaufzeit |
| ROOT CAUSE (Ishikawa) | Systematisiert Ursachen (Mensch/Methode/Maschine/Material/Milieu). | „Erstelle Ishikawa-Diagramm als Liste + Top 5 Ursachen.“ | Fehler: nur Vermutungen. Guardrail: „Kennzeichne Annahmen vs. Fakten.“ | Prozessstörungen Produktion/Service |
| DEPENDENCIES | Macht Abhängigkeiten sichtbar, verhindert Blockaden. | „Liste Abhängigkeiten, Engpässe, Vorbedingungen + Owner.“ | Fehler: keine Reihenfolge. Guardrail: „Sortiere nach Kritikalität und Sequenz.“ | Projektplan, Rollout |
| DECISION CRITERIA | Verhindert Bauchgefühl-Entscheidungen ohne Maßstab. | „Definiere 5 Kriterien (Gewichtung 1–5) für Entscheidung X.“ | Fehler: Kriterien zu weich. Guardrail: „Jedes Kriterium operationalisieren.“ | Tool-Auswahl, Priorisierung |
| OPTIONS + COMPARE | Erzeugt echte Alternativen statt Einbahnstraße. | „Gib 3 Optionen, vergleiche nach Kriterien, empfehle 1.“ | Fehler: Optionen sind Varianten derselben Idee. Guardrail: „Optionen müssen sich strukturell unterscheiden.“ | Prozessdesign, Team-Regeln |
| DECISION MATRIX | Macht Entscheidungen transparent (Scoring). | „Erstelle Matrix: Option | Kriterium | Score | Summe + Empfehlung.“ | Fehler: falsche Gewichtung. Guardrail: „Zeige Sensitivität: was kippt bei anderer Gewichtung?“ | Invest/Tool, Dienstleister |
| PRE-MORTEM | Findet Risiken, bevor sie real werden. | „Pre-Mortem: Projekt ist gescheitert – 10 Gründe + Gegenmaßnahmen.“ | Fehler: nur Risiken, keine Maßnahmen. Guardrail: „Zu jedem Risiko: Owner + Frühwarnsignal.“ | Rollouts, Change, neue SOP |
| RED TEAM / BLUE TEAM | Härtetest + Gegenmaßnahmen in einem. | „RED TEAM: angreifen. BLUE TEAM: Guardrails, Tests, Fixes.“ | Fehler: Red-Team als Stimmung. Guardrail: „Blue-Team muss Tests definieren.“ | Kritische Kommunikation, Policy |
| ASSUMPTIONS (LIST/LOCK) | Verhindert stilles Raten, macht Unsicherheit sichtbar. | „Liste Annahmen. Frage: Welche muss ich prüfen? Locke geprüfte Annahmen.“ | Fehler: Annahmen bleiben implizit. Guardrail: „Ohne Annahmen kein finaler Output.“ | Angebote, Projektpläne, Zahlen |
| CONSISTENCY CHECK | Sucht Widersprüche, glättet Brüche. | „Prüfe Konsistenz: Begriffe, Zahlen, Logik, Ton. Liste Fixes.“ | Fehler: Check ohne Korrekturen. Guardrail: „Gib konkrete Textstellen + Ersatz.“ | SOP, Guidelines, längere Mails |
| TEST CASES | Prüft Prozesse an realen Fällen. | „Erzeuge 5 Testfälle inkl. Edge Cases + erwartetes Ergebnis.“ | Fehler: zu „happy path“. Guardrail: „Mind. 2 Edge Cases verpflichtend.“ | SOP Reklamation, Support-Workflow |
4) Drei Stacks, die im KMU fast immer liefern
Du willst nicht 20 Makros „können“. Du willst sie kombinieren.
Stack A: Prozess-Stack (SOP & Durchlaufzeit)
GOAL/AUDIENCE/TONE → STEP-BY-STEP → RACI → TEST CASES → CHECKLIST
Ergebnis: SOP, die nicht nur „beschreibt“, sondern ausführbar wird.
Stack B: Meeting-Stack (Agenda, Entscheidungen, Follow-up)
GOAL → FORMAT: TABLE → DECISION CRITERIA → TL;DR → CHECKLIST
Ergebnis: weniger Meeting-Zeit, mehr Entscheidung, klare Ownership.
Stack C: Risiko-Stack (wenn’s wichtig ist)
ASSUMPTIONS (LIST/LOCK) → PRE-MORTEM → RED/BLUE TEAM → CONSISTENCY CHECK
Ergebnis: weniger peinliche Fehler, mehr belastbare Kommunikation.
5) Sofort-Umsetzung: 30-Minuten-Plan (heute)
0–10 Minuten: Schmerz wählen
• Nimm eine wiederkehrende Sache: Statusbericht, Meeting-Agenda, SOP, Kundenmail.
• Definiere Output: Format + Länge + Empfänger + Deadline.
10–20 Minuten: Makro-Set bauen
• FORMAT: TABLE (Struktur)
• CONSTRAINTS (Nutzbarkeit)
• CHECKLIST (Qualität)
20–30 Minuten: Teamfähig machen
• In eure Bibliothek speichern (Wiki/Notion/OneNote).
• Ergänzen: Use Case + Prüfschritt + Owner.
• Fertig ist nicht „perfekt“. Fertig ist nutzbar.
6) 7-Tage-Mini-Routine (damit es bleibt)
Tag 1: 5 Standard-Outputs sammeln (SOP, Agenda, Protokoll, Mail, Status).
Tag 2: Pro Output 1 Makro-Template definieren (GOAL/FORMAT/CONSTRAINTS).
Tag 3: PRE-MORTEM: Wo scheitert es? Gegenmaßnahmen ergänzen.
Tag 4: TEST CASES: 5 Fälle, davon 2 Edge Cases.
Tag 5: CHECKLIST finalisieren (Ja/Nein-Kriterien).
Tag 6: 10-Minuten Prompt-Review im Team: 1 Makro verbessern.
Tag 7: „Makro der Woche“ als Standard kommunizieren.
7) Stolperfallen – kurz, aber wirksam entschärft
- „Geheim“-Clickbait: Nenn es „oft übersehen“ und liefere Nutzenbeleg (Use Case + Guardrail).
- Tool-Fetisch: Kein Makro ohne Outcome, sonst ist es Deko.
- Prompt-Spam im Team: 3 Regeln (Kontext, Ziel, Prüfschritt) und eine Bibliothek.
- Halluzinationen/Fehler: Bei kritischen Outputs immer: ASSUMPTIONS + Plausibilitätscheck + Owner.
- Begriffs-Chaos: Es heißt hier durchgehend Prompt-Makros. Punkt.
Abschluss: Zusammenfassung
Prompt-Makros sind keine „geheimen Codes“, sondern wiederverwendbare Steuerbausteine, die ChatGPT im KMU planbar machen: gleicher Input → vergleichbarer Output. Genau darum geht es: weniger Zufall, weniger Nacharbeit, weniger Abstimmungsschleifen.
In diesem Guide hast du 20 Makros bekommen, die zwei KMU-Hebel stärken: Zeit/Prozess (SOPs, Status, Entscheidungen) und Kommunikation (Meetings, Mails, Führung im Team). Der Kern ist nicht die Menge der Makros, sondern das System dahinter: Rahmen setzen (GOAL/CONSTRAINTS/FORMAT), Methode wählen (Step-by-step, Issue Tree, 5 Whys), Qualität absichern (Assumptions, Consistency, Test Cases).
Wenn du nur einen Schritt mitnimmst: Starte klein. Nimm Top 5 Makros, lege sie als Team-Standard ab (mit Use Case + Prüfschritt + Owner) und etabliere den 30-Minuten-Start plus die 7-Tage-Mini-Routine. Dann wird aus „KI nutzen“ ein Workflow, der trägt.
TL;DR
Du bekommst einen kompakten KMU-Guide: 20 Prompt-Makros, die Output standardisieren, Nacharbeit senken und Team-Kommunikation schärfen – inklusive 30-Minuten-Plan und 7-Tage-Routine.
Exec-Checkliste (Publishing & Rollout)
- Wähle Top 5 aus der Tabelle für deinen Alltag (Start klein).
- Lege eine Prompt-Bibliothek an (je Makro: Zweck, Prompt, Use Case, Prüfschritt, Owner).
- Führe 10-Minuten Prompt-Review pro Woche ein.
- Setze bei kritischen Outputs immer: ASSUMPTIONS + Plausibilitätscheck + Verantwortlichkeit.
