Die meisten nutzen ChatGPT falsch – so bringst du Ordnung in deine KI-Chats

Unübersichtliche Chatlisten, kryptische Namen und ständig wiederkehrende Fragen:
Wenn du regelmäßig mit ChatGPT arbeitest, kennst du dieses Problem sehr wahrscheinlich.

Was viele unterschätzen:

Unordnung in ChatGPT kostet Zeit, Fokus und Qualität.
Und sie verhindert, dass die KI wirklich zu einem produktiven Arbeitsassistenten wird.

In diesem Artikel zeige ich dir, wie du deine ChatGPT-Chats systematisch organisierst, welche Denkfehler dabei häufig gemacht werden – und wie du mit wenigen, sofort umsetzbaren Methoden wieder Klarheit in deine tägliche KI-Arbeit bringst.

Warum fast alle ChatGPT falsch nutzen

Wenn ich mit Freunden und Kunden spreche, stoße ich immer wieder auf zwei typische Nutzungsweisen:

Variante 1:
Für jedes neue Thema wird ein neuer Chat gestartet. Die Seitenleiste wächst unaufhörlich, bis sie vollkommen unübersichtlich ist.

Variante 2:
Es werden ausschließlich „Temporäre Chats“ genutzt. Jede Anfrage beginnt wieder bei null, ohne Bezug zu vorherigen Inhalten.

Als Begründung wird oftmals angegeben, dass ChatGPT nichts vom Nutzer lernen oder wissen soll. Deshalb wird jedes Mal ein neuer „Temporärer Chat” erstellt.

Beide Ansätze verschenken das eigentliche Potenzial moderner KI-Systeme:
Kontext.

ChatGPT kann Zusammenhänge erkennen, deinen Stil adaptieren und Inhalte verbessern – aber nur dann, wenn du dem System eine saubere Grundlage gibst.

Wenn ihr jetzt sagt, dass ihr das alles nicht wollt, dann solltet ihr die KI gar nicht benutzen. Wenn ihr aber sagt: „Hey, das ist richtig cool! Dann solltet ihr das unbedingt ausprobieren!

Vielleicht ist ChatGPT in einem Jahr mein persönlicher Assistent und kann alles für mich erledigen”, dann macht es Sinn, eure Chats zu organisieren. 

Und selbst wenn ihr heute schon sagt, dass ihr es im Arbeitsalltag für bestimmte Projekte braucht, macht es Sinn, endlich all eure Chats richtig zu organisieren. Das ist der Grund, warum man sich überhaupt die Frage stellt: Wie organisiere ich meine Chats?

Ordnung ist kein Selbstzweck – sie ist Produktivitätsstrategie

Bei Gesprächen stelle ich immer wieder fest, dass viele ChatGPT wie eine Suchmaschine behandeln!

Dabei ist es eher mit einem Assistenten vergleichbar, der mit jeder Interaktion besser wird.

Je strukturierter du arbeitest, desto besser kann ChatGPT:

• deine Arbeitsweise verstehen
• wiederkehrende Aufgaben beschleunigen
• Inhalte konsistenter ausgeben
• Projekte effizient begleiten

Organisation ist damit kein Nice-to-have, sondern eine Voraussetzung für produktive KI-Nutzung – gerade im beruflichen Kontext.

Quick Wins: So schaffst du sofort Ordnung

Chats sinnvoll umbenennen

ChatGPT vergibt automatisch Titel, die oft wenig aussagekräftig sind.
Per Rechtsklick (auch mobil) kannst du jeden Chat umbenennen.

Beispiel:
Statt „Ideen“ besser:
„LinkedIn Content Q1 – Hooks & Call-to-Actions“

Allein dieser Schritt erhöht die Übersicht drastisch.

Emojis als visuelles Ordnungssystem nutzen

Ein überraschend effektiver Ansatz ist die Arbeit mit Emojis am Anfang des Chatnamens.

Okay, ich gebe zu, dieser „Hack” funktioniert besonders gut bei der App, denn am Telefon oder Tablet hat man ja super schnellen Zugriff auf Emojis. 

Beispiele:

• 🔵 Projekte
• 🔴 interne Themen
• 🟠 Vorträge & Workshops
• ✉️ E-Mail-Formulierungen
• 🧠 Strategische Konzepte

So erkennst du auf einen Blick, welche Chats zusammengehören – ohne lange suchen zu müssen.

Archivieren statt löschen

Nicht jeder Chat ist dauerhaft relevant, aber viele sind vielleicht später noch nützlich.

• Archivieren: Chat verschwindet aus der Seitenleiste, bleibt erhalten
• Löschen: Nur sinnvoll, wenn der Chat wirklich keinen Mehrwert mehr hat

Wer komplett den Überblick verloren hat, kann alle Chats auf einmal archivieren und strukturiert neu beginnen. Dieser Schritt wirkt oft überraschend befreiend.

Die Grenzen der klassischen Chat-Seitenleiste

Ein wichtiger Punkt:

Chats lassen sich aktuell nicht frei verschieben oder in Ordner sortieren.
Der zuletzt genutzte Chat steht immer oben – mehr Ordnungsmöglichkeiten gibt es nicht.

Für komplexere Vorhaben reicht dieses System schlicht nicht aus.
Und genau hier kommen Projekte ins Spiel.

Projekte: Der strukturierte Arbeitsraum in ChatGPT

Projekte sind keine Ordner und auch keine einfache Ablage.
Sie sind kontextuelle Arbeitsräume für größere, zusammenhängende Themen.

Typische Einsatzfelder:

• Kunden- und Beratungsprojekte
• Workshops und Seminarkonzepte
• Buch- oder Kursentwicklung
• umfangreiche Events oder Kampagnen

Innerhalb eines Projects kannst du:

• mehrere Chats bündeln
• relevante Dateien ablegen
• eigene Custom-Instructions für das jeweilige Projekt definieren

Alle Chats im Projekt teilen sich denselben Kontext – ChatGPT „denkt“ dort anders als im restlichen System.

Custom Instructions gezielt nutzen

Ein besonders wirkungsvoller Hebel:
Du kannst ChatGPT innerhalb eines Projekts gezielt anweisen, wie es arbeiten soll.

Zum Beispiel:

• Tonalität
• Rolle (Berater, Sparringspartner, Redakteur)
• Zielgruppe
• gewünschte Ergebnisformate

Ein bewährter Ansatz ist es, ChatGPT diese Instructions selbst formulieren zu lassen, nachdem du Ziel und Rahmen des Projekts beschrieben hast.

Wichtig zu wissen: Was Projekte nicht sind

Projekte sind:

• persönlich
• aktuell nicht teilbar
• ausschließlich für deine eigene Arbeit gedacht

Sie unterscheiden sich damit klar von Custom GPTs, die in Team- oder Enterprise-Umgebungen geteilt und automatisiert werden können.

Projekte sind dein persönlicher Arbeitsraum für Fokus, Struktur und Umsetzung.

Ein Blick nach vorn: Kontext wird zum entscheidenden Faktor

Die heutigen Interfaces wirken noch funktional, aber wenig intuitiv.
Langfristig wird sich das ändern.

KI-Systeme werden:

• deinen Kontext verstehen
• deine Arbeitsweise kennen
• Aufgaben eigenständig vorbereiten und koordinieren

Bis es so weit ist, entscheidet vor allem eines über deinen Nutzen:
Wie gut du deine KI heute organisierst.

Fazit: Weniger Chaos, mehr Wirkung

Wenn dich eine chaotische Chat-Seitenleiste ausbremst, hast du jetzt konkrete Ansätze an der Hand:

• Chats klar benennen
• visuelle Ordnung mit Emojis schaffen
• archivieren statt alles offen lassen
• für größere Themen konsequent mit Projekten arbeiten

Schon wenige Änderungen reichen aus, um ChatGPT von einem Spielzeug zu einem echten Arbeitswerkzeug zu machen.

Ab jetzt gibt es keine Ausreden mehr. Das Chaos in der Chatleiste gehört ab sofort der Vergangenheit an! Viel Spaß!

Michael Proß | Inhaber